Ett arkiv registrert i to kataloger

Arkivmaterialet som er registrert i katalogen "arkiv S-6794", ble avlevert til Riksarkivet i 2017 og omfatter UDs (UD) arkiv fra tiden 1960-1969. Rent arkivmessig utgjør dette materialet en tilvekst til materiale registrert i katalog med betegnelsen "arkiv S-2259" som omfatter UDs arkiv fra tiden 1905-1959. Disse to katalogene dekker samlet det som pr 2017 er avlevert av UDs sentrale arkiv.



Det at katalogen for UDs arkiv er delt på to arkivsignaturer i katalogbasen, skyldes datatekniske forhold. Ved nye tilvekster ville den elektroniske katalogen bli så "tung" at den ville være vanskelig å arbeide med som én enhet.



Katalog S-2259 for UDs arkiv for perioden 1905-1959 er pr. 2017 ikke publisert på Arkivportalen.no Dette skyldes hensynet til personvern idet det i den katalogen forekommer personnavn for enkeltpersoner som er omhandlet i arkivet.



Om katalogisering av journaler og sakarkiv

UDs arkivtjeneste på 1960-tallet var delt i flere journalførende enheter. Disse ble gjerne betegnet som "Delarkiv 1", "Delarkiv 2" osv. eller som "Arkiv1", "Arkiv 2" osv. Personalet ved hver av disse enhetene journalførte og håndterte dokumenter om bestemte tema/forhold. Disse temaene/forholdene gikk på tvers av departementets ulike arbeidsfelt slik disse var organisert i arkivnøkkelen. Arkivdokumentene ble imidlertid endelig arkivlagt i én felles arkivserie ordnet etter arkivnøkkel.



Når det gjelder journalmaterialet gjenspeiler katalogen den opprinnelige arkivorden ved at det under hovedserie C er opprettet fire underserier for journaler med registre, én for hver av de fire journalførende enhetene (seriene Caa-Cad).



Sakarkivet bestående av dossiermapper ordnet etter arkivnøkkel, er registrert under hovedserie D. Også her er det fire underserier (Daa-Dad), men dette skyldes bare rent datatekniske forhold ved at det ville være «tungt» å foreta søk m.v. dersom hele arkivlisten for sakarkivet skulle registreres i én serie. Her gjenspeiler altså ikke katalogstrukturen med disse fire underseriene noen opprinnelig arkivorden, og innholdet i disse fire underseriene må rent arkivfaglig betraktes som en sammenhengende arkivserie.



Øvrig arkivmateriale

Pr 2017 er det altså seriene med journalmateriale og sakarkivet som er avlevert. UD har imidlertid ytterligere arkivmateriale som foreløpig ikke er avlevert. Dette gjelder bl.a. materiale om forhold vedrørende NATO.



Ordinært består et departementsarkiv også av serier med kopibøker, altså kopier av utgående brev. Her skille UD seg noe ut ved at en ikke produserte kopibøker, men bare arkivla kopi av utsendte brev i aktuell dossiermappe.



Materiale unntatt offentlighet

Størstedelen av arkivmaterialet fra 1960-tallet som omfattes av denne katalogen, er fritt tilgjengelig for bruk. Materiale som er unntatt offentlighet, og som det eventuelt må søkes adgang til, er særskilt markert i arkivlisten.



Orienteringer om arkivnøkkel og arkivorden

UDs arkiv skiller seg også fra andre departementsarkiv ved bruk av såkalte «dossiermapper» framfor «saksmapper. Dette har trolig sin bakgrunn i en arv fra det svenske utenriksdepartement ved etableringen av eget norsk utenriksdepartement i 1905.



UD har siden 1905 brukt flere ulike arkivnøkler til ordning av sine arkiv. Arkivmaterialet fra 1960-tallet er klassifisert ifølge en arkivnøkkel fra 1940.



For nærmere veiledning om bruk av arkivet vises til fire vedlagte filer:

- Arkivnøkkel 1940

- Arkivordning og arkivnøkler

- Arkivsystem av 1937

- Veildning i bruk av U.D.s arkivnøkkel



Enkelte av disse vedleggene er spesielt aktuelle for arkivmaterialet fra tiden 1905-1959 som omfattes av katalog i S-2259, men tas likevel med også her. Foruten nøkkelen av 1940 vises det spesielt til filen «Veiledning i bruk av U.D.s arkivnøkkel som er skrevet i 1951 av daværende arkivleder i UD og senere riksarkivar, Reidar Omang.



Riksarkivet, desember 2017

Kåre Olsen